DERBİS (Dernekler Bilgi Sistemi), e-dernek uygulamasının yenileme maliyetlerinin yüksek olması ile birlikte, İçişleri Bakanlığı tarafından sıfırdan geliştirilmiş, derneklerin elektronik ortamda bildirimde bulunma gibi işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlayan bir uygulamadır. DERBİS şifresi alma yetkisi dernek başkanına yönetim kurulu kararı ile verilir. Dernek başkanı tarafından şifre almak için başka bir kişi de yetkilendirilebilir. DERBİS şifresi nasıl alınır diyen dernek yöneticilerine gerekli evraklarla birlikte tüm detayları aktaralım.
DERBİS sistemi üzerinden dernek beyannamesi verme, genel kurul sonuç bildirimi, dernek organlarındaki değişikliklerin bildirimi, taşınmaz ve mal edinme bildirimi, üye ekleme-silme, adres değişikliği bildirimi, yurtdışı yardımları alma vb. gibi bildirim işlemleri yapılmaktadır. İşlem yükünü azaltmak adına, yapılacak işlemlerin sayılarının arttırılmasına yönelik, çalışmalar da devam etmektedir. Dernek kurma işlemi sonrası, evrak yükünden kurtulmak adına, tüm STK gönüllülerine öncelikle DERBİS şifresi alma konusunda yardımcı olmaktayız.
Çözüm İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak, vakıf ve dernek kurmak isteyen tüm STK yöneticilerine, alanında uzman kadromuzla hizmet vermekteyiz. Sizler dernek amaç ve faaliyetleri ile ilgilenirken, tüm bürokratik süreci sizler adına yürütüyoruz.
DERBİS Şifresi Alma Süreci
DERBİS şifresi nereden alınır diyenlere öncelikle iki seçeneğinin bulunduğunu belirtelim. Ya bulunduğunuz ilin sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne ya da dernek merkezinin bulunduğu Kaymakamlığın sivil toplum birimine başvuruda bulunarak DERBİS şifresi alabilirsiniz. Peki DERBİS şifresini almak için gerekli evraklar nelerdir?
- Yönetim kurulu tarafından DERBİS şifresi alınması için dernek başkanına yetki verilir.
- Dernek başkanı adına şifreyi almak üzere farklı bir kişi yetkilendirilecek ise, alınan kararda belirtilir.
- DERBİS şifresi talebi için dilekçe yazılır.
- Dernek başkanı ya da yetkili olan kişi tarafından, karar defteri, alınmış olan karar defteri örneği ve dilekçe ile birlikte sivil toplumla ilişkiler birimine başvuruda bulunulur.
- Karar örneği ve Karar defteri yetkili memur tarafından incelenir ve müracaat anında sistemden üretilen kullanıcı adı ve parola bilgisine içeren zarf şifre almak için yetkili olan kişiye verilir.
DERBİS şifresi alma süreci, görevli memurun düzenlediği tutanağın imzalanması ile gerçekleşmiş olur.
DERBİS Şifresi Çalınması ve Kaybolması
Şifrenin güvenliği ve yapılacak olan işlemlerin sorumluluğu dernek başkanı veya yetkili olan kişiye aittir. Şifrenin çalınması, kaybolması veya başka bir kişi tarafından kullanıldığının tespit edilmesi halinde, sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne başvuruda bulunmalısınız. Başvuruda bulunduğunuz süreye kadar yapılan işlemlerin sorumluluğu size ait olacaktır.
DERBİS Şifresi Yönetim Kurulu Karar Örneği
Derneğimiz adına elektronik ortamda beyanname ve bildirimleri doldurmak üzere dernek başkanı …………….. ………………(T.C. Kimlik No:……….)’nın yetkilendirilmesine, başkan adına gerekli şifreyi teslim almak üzere ……………………….. (T.C. Kimlik No:……………..)’nın yetkilendirilmesine oybirliği ile karar verildi.
Toplantıya katılan yönetim kurulu üyeleri ile birlikte ıslak imza atılıp, başkan tarafından alınan karar mühürlenir.
DERBİS Başkan Değişikliği
Dernek başkanının değişmesi, vefat etmesi ya da istifa etmesi durumunda, DERBİS şifresi ile ilgili bir çok soru aldığımızı söyleyebiliriz. Öncelikle DERBİS şifresinin kullanma yetkisi kime verildiyse, yapılacak olan tüm işlemlerden o kişi sorumludur. Bu nedenle her ne sebeple olursa olsun, başkan değişikliği sürecinde yeniden DERBİS şifresi almak için karar alınarak yukarıdaki işlemlerin tekrardan gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
