Dernekler yıllık faaliyetleri gereği, düzenli olarak her yıl Nisan ayında bir önceki yıla ait faaliyetleri ile gelir ve gider işlemlerini beyanname şeklinde vermek ile yükümlüdür. Dernek beyannamesi DERBİS üzerinden doldurulur ve onaya gönderilir. Tercihe göre beyannamenin EK-21 formu ile de dernek müdürlüğüne ulaştırılması da mümkündür. Dernek beyannamesini vermek için uygun zaman aralığı 1 Ocak- 30 Nisan ayları arasıdır.
Dernek beyannamesinin DERBİS sistemi üzerinden ya da EK-21 formu doldurularak teslim edilmesi arasında hukuki anlamda bir farklılık yoktur. Bu aşamada bilinmesi gereken önemli detay; DERBİS sistemi daha önceden aktifliği bulunan dernekler için daha pratiktir. Aktifliği bulunan dernekler sistem üzerinden otomatik olarak beyanname doldurma işlemini gerçekleştirebilir.
Dernek beyannamesinde 11 bölüm yer almaktadır. Beyannamenin süresini geçmeden verilmesi ve eksiksiz olarak doldurulması tamamen dernek yönetim kurulu başkanının sorumluluğundadır. Eğer ki dernekler beyanname vermek için tanınan süreyi geçer ise bu durumda 5253 sayılı dernek kanununda 32/I maddede yer alan 2021 yılı için 1730 TL’lik ceza ile karşı karşıya kalır.
Dernek Beyannamesi Bölümleri
Dernek beyannamesinde yer alan birçok bölüm bireysel olarak doldurulabilir. Sadece 7. bölümü doldururken derneğin bilanço ve işletme hesaplarını dikkate almak gerekir. Bilanço ve işletme hesaplarını aktarma aşamasında mutlaka dernek muhasebesi alanında uzman firmalardan destek alınmalıdır. Geçmiş yıllara ait olarak düzenlenmesi gereken dernek beyannamesinde 1 TL’lik bir fark bile bir sonraki yıl düzenlenecek olan beyanname kayıtlarını olumsuz etkiler.
Dernek beyannamesinde yer alan bölümler ve kısa açıklamaları şu şekildedir;
Kurumsal Kimlik Bilgileri
Kurumsal kimlik bilgileri bölümünde derneğin kuruluşunda geçen isim, derneğin kuruluş tarihi, derneğin açık adresi, derneğe ait iletişim numaraları ve derneğin web sayfası gibi derneğe ilişkin temel bilgiler eksiksiz bir şekilde doldurulur. DERBİS sistemini kullanan dernekler bu bölümün otomatik olarak doldurulmuş olduğunu göreceklerdir. Ardından bilgilerin doğruluğu kontrol edildikten sonra bir diğer bölüme geçilebilir.
Derneğin Hukuki Statüsü
Derneğin hukuki statüsü bölümünde derneğin şube veya temsilciliği olması durumunda bu kuruluşlara ait bilgiler doldurulur. Bununla birlikte eğer dernek bir federasyon ya da konfederasyon üyesi ile b u bilgiye de yine uygun alanlarda yer verilmesi gerekir. Daha önceki yıllarda kayıtları bulunan dernekler bu aşamada bilgilerin doldurulmuş olduğunu görür. Burada dernekler bilgileri güncellemeli ve bütün bilgilerin doğruluğuna dikkat etmelidir.
Üye ve Çalışanlara Ait Bilgiler
Bu bölümde dernekte bulunan üyelerin satıları ve üyelik türleri, varsa ücretli çalışanlara ilişkin bilgiler ve proje ekibinin tam zamanlı mı yoksa yarım zamanlı mı çalıştığına ilişkin bilgilerin doldurulması gerekir. Yine daha önceki üyeliklerde bilgilerin doldurulmuş olduğu görülür. Tekrar bütün bilgilerin güncel olması ve gerçeği yansıtılmasına dikkat edilmelidir.
DERBİS sistemi üzerinden beyanname hazırlayan dernekler site üzerinden bilgileri doldururken mutlaka dernek yönetim kurulu başkanının onayı ile bu işlemleri gerçekleştirmelidir. Şayet DERBİS sistemine giriş için gerekli olacak üyelik giriş bilgilerinin sorumluluğu dernek yönetim kurulu başkanına aittir.
Yayın Organı, Kar Amacı Bulunan Kuruluşlar ve Bağlı Sandıklar
Derneğe ait olan herhangi bir yayın organının bulunması durumunda bu durumun beyannamede yer alması gerekir. Yine bununla birlikte derneğin herhangi bir iktisadi işletmesinin olup olmadığı, dernekte herhangi bir sandığın bulunup bulunmadığı gibi bilgiler de beyannamede mutlaka belirtilmelidir.
Derneğe Ait Tesisler
Dernek beyannamesi hazırlarken derneğe ait kâr amacı taşımayan herhangi bir kuruluş var ise bu bölümde belirtilir. Misafirhane, aşevi, okuma salonu ve kütüphane, öğrenci yurdu, lokal gibi kuruluşlar listede bulunan sıralamada teker teker işaretlenmelidir.
Uluslararası Alanda Faaliyet Beyanı
Dernek eğer yurtdışında herhangi bir adreste faaliyet sürdürüyor ise bu ilişki mutlaka beyannamede yer almalıdır. Bunun yanında yurtdışında bulunan kuruluşlar ile herhangi bir faaliyet iş birliği ya da üyelik veya söz danışmanlık gibi durumlar mevcutsa bu ilişkilerin de belirtilmesi zorunludur.
Derneğe Ait Mali Bilgiler
Dernek beyannamesi hazırlanırken en fazla dikkat edilmesi gereken bölümdür. Bu bölümde derneğe ait bütün gelir ve gider kayıtlarının çıkartılması ve minimum hata ile kayda geçirilmesi gerekir. Derneğin geçen yıla ait gelir ve gider hesapları muhasebe defteri kayıtlarına uygun olarak alt alta okunur bir şekilde sıralanır. En son kayıt ile toplam geliri gösteren banka gelir ve gider kayıtları eklenir. Bu bölümde bir uzmandan destek almak, olası hataların ve yanlışların önüne geçilmesini sağlayacaktır.
Yurtiçi STK’lar ile Yardımlaşma
Dernek eğer ki yurtdışında herhangi bir kuruluştan yardım adı altında destek alıyorsa, ya da aynı şekilde bir kuruluşa yardım yapıyorsa bu durum ile ilgili istenen bilgiler bu bölümde eksiksiz olarak doldurulmalıdır. Bölümde yer alan alt maddede ise derneğe ait ayni yardım bilgilerine yer verilir.
Yurtdışında Yapılan Yardım Faaliyetleri
Dernek eğer yurtiçinde herhangi bir sivil toplum kuruluşundan destek alıyorsa, bu bölümde destek aldığı kuruluşa ait bilgileri eksiksiz olarak girmelidir. Yine bölümde yer alan ayni yardım bölümünün de gerçeği yansıtır şekilde doldurulması gerekmektedir.
Kamudan Gelen Yardım ve Faaliyetler
Dernek eğer hizmet esnasında herhangi bir kamu kuruluşundan yardım almış ise, bu yardıma ilişkin gerekli bilgiler bu bölüme girilmelidir. Yine derneğin faaliyet alanına yönelik olarak hizmetler sürdürüp sürdürmediği de bu bölümde işaretlenerek kaydedilmelidir.
Taşınmaz Mallar ve Taşıtlar
Derneğe ait bir taşıt var ise, bu taşıta ait genel bilgiler, taşınmaz malı derneğe tanıtma bilgileri ve malların hibe durumu gibi bilgiler bu bölümde kaydedilir.
Dernek Beyannamesinde Yer Alan İstisnalar
Şubeler, hazırladıkları beyannameleri mülki idare amirliğine ulaştıracakları beyannamenin bir örneğini de bağlı bulundukları derneğe vermek ile görevlidir. Temsilcilikler beyannameden muaftır ancak temsilcilikler ile ilgili her türlü bilginin dernek beyannamesinde yer alması gerekir.
Derneklerde temelde iki farklı usulde defter tutulur. İşletme hesabı ve bilanço hesabına göre defter tutan derneklerin her yıl bağış ve yardım limitleri bulunur. Yıl bazında belirlenen gelir düzeyinin üzerine çıkan dernekler işletme hesabından bilanço hesabına geçmek ile yükümlü olur.
DERBİS sistemi üzerinden dernek beyannamesi verecek olan derneklerde derneğin başkanına gerekli olan doldurma yetkisi derneğin yönetim kurulu başkanı tarafından verilir.
DERBİS sisteminde eğer donma ya da çökme gibi durumlar meydana gelirse, sisteme erişimde problemin yaşandığı durumlarda beyanname belgeleri elden ilgili kuruma teslim edilmelidir. Beyannamelerin teslimi için yetkilendirilen kurum illerde bulunan dernek müdürlükleridir. Teslim için geçerli olan tarih aralığı ise 1 Ocak- 30 Nisandır.
Elektronik ortamda beyannamelerin yüklenemediği durumlarda yine belgelerin elden teslimi zorunludur. Derneğin yetkilendirdiği kişiler geçerli tarihler arasında mutlaka il dernek müdürlüklerinden evrak teslim işlemini yapmalıdır.
Federasyon ya da konfederasyon kaydı bulunan derneklerin de yine kendilerine ait olan beyannameleri usulüne göre doldurarak ilgili yerlere teslim etmeleri gerekir.
Beyannameler doldurulup, dernek müdürlüklerine teslim edildikten sonra, inceleme esnasında eğer suç unsuru taşıyan bir durum tespit edilirse, bu durumda mülki idare amirliği tarafından Cumhuriyet Savcılığı’na suç duyurusunda bulunulur.
Dernek Beyannamesi Yönetim Kurulu Onayı
DERBİS ya da EK-21 belgesi ile doldurulan beyannameler eksiksiz şekilde tamamlandıktan sonra, dernek yönetim kurulunun onayını alarak karar defterinde yer alan numara beyannameye eklenir ve beyannamenin gönderilmesi sağlanır. Beyannameyi form şeklinde dolduranlar 30 Nisan tarihinden önce belgeyi dernek müdürlüklerine elden teslim etmek ile yükümlüdür.
Dernek Beyannamesinin İncelenmesi
Dernek beyannamesi dernek müdürlüklerine ulaştırıldıktan sonra burada valilik tarafından incelemeye alınır. Eğer gerekli görülürse, beyanname incelemesi bakanlıklar tarafından da yapılabilmektedir. Bu durumda derneklerden bir takım ek belgelerin de istenmesi söz konusu olacaktır. İstenen bu ek belgelerin bakanlığa teslimi sağlanmaz ise veya istenen belgeler eksik şekilde kuruma teslim edilir ise, bu durumda dernekler denetim ile karşı karşıya kalabilir. Beyanname inceleme sonrasında eğer suç teşkil eden bir durum veya unsur ile karşılaşılır ise, ilgili olan mülki idare amirliği bu dernek hakkında Cumhuriyet Başsavcılığı’na suç duyurusunda bulunur.
Çözüm Dernek Danışmanlığı olarak tüm dernek yönetim süreçlerinde, alanında uzman ekibimizle sizlerin yanında yer almaktayız. Daha detaylı bilgi edinmek için bizlerle iletişime geçebilirsiniz.
