Bir dernekte, en önemli kararların alındığı organ genel kuruldur. Dernek tüzüğü değiştirme, dernek yönetim kurulu ile yönetim organlarında yapılacak değişiklikler, sandıklı seçim yapma gibi en önemli faaliyetler dernek genel kurulunda karara bağlanır ve yürürlüğe konulur. Dernek genel kurulu nasıl toplanır ve genel kurulda hangi önemli kararlar alınır gibi soruların yanıtları, dernek üyeleri tarafından bilinmesi gereken en önemli konular arasında yer alır.
Dernek genel kurulunda alınan kararların geçerli olabilmesi için toplantıda yönetim kurulu ile denetim kurulu üyelerinden en az 2 kat salt çoğunluğa ulaşmış olmak gerekir. Salt çoğunluğa ulaşılarak alınan kararlar DERBİS üzerinden sonuç bildirimi yapılarak ya da EK-3 formu doldurularak bildirimde bulunulur.
Derneklerde genel kurul toplantıları oldukça stresli bir toplantı olarak görülür. Derneklerin yapılarına göre bu görüş değişiklik gösterebilir. Genel kurul toplantısına ilişkin her kuralı doğru bilen ve alınacak kararlarda oy çokluğuna ulaşan dernekler bu süreci son derece sancısız bir şekilde geçirebilirler.
İlk Dernek Genel Kurul Toplantısı
İlk dernek genel kurul toplantısı dernek kurma sürecinin ardından 6 ay içerisinde yapılmalıdır. Dernekler, il dernek müdürlüğü tarafından tüzükleri onaylandıktan sonra dernek kurul toplantısı yapabilirler. Genel kurul toplantısı yapabilmek için dernek içerisinden en az 16 üyenin katılımı şartı zorunludur. Bu üyelerin de en az 5‘inin yedek, 5’inin asil yönetim kurulu üyesi, 3’ünün asil 3’ünün de yedek denetim kurulu üyesi olması gerekmektedir.
Dernekler eğer kuruluştan itibaren 6 ay içerisinde dernek genel kurul toplantısı yapmazsa bu durum derneğin tüzel kişiliğinin kaybedilmesine neden olur. Bundan sonraki süreçte ise dernekte normal dernek genel kurul toplantısında geçerli olan prosedürler uygulanır.
Dernek Genel Kurul Aşamaları
İlk dernek kurulu, genel kurulun özelliği fark etmeksizin 3 farklı aşamada gerçekleşir. İlk aşamada genel kurula katılma hakkı bulunan ü yelere çağrı yapılır. Bir sonraki aşamada yönetmelikte belirtildiği gibi toplanma usulü ile toplantının içeriği görüşülür. Son aşamada ise görüşülen konuların bir karara bağlanması sağlanır.
Toplantıda gerekli aşamaların gerçekleştirilmesinin ardından son adımda alınan kararlar DERBİS sistemine ya da EK-3 formuna yüklenerek elektronik ortamda onaylanır.
Genel Kurul Çağrısı
Genel kurul toplantısının ilk adımında kurula katılacak olan üyelere çağrı yapılır. Kurula katılma hakkı bulunan üyelerin bir listesi hazırlanır. Ardından yönetim kurulu kararı ile bir genel kurul yapılacağına ilişkin bildirim üyelere ulaştırılır.
Toplantı tarihinden en az 15 gün önce olmak kaydı ile, toplantının düzenleneceği yer, toplantı günü, toplantı saati, toplantıda gündeme gelecek olan konular gibi esas bilgiler gazete ya da herhangi bir yayın organında yayınlanır.
Genel kurul için belirlenen tarihte toplantı için üyeler hazır bulunur ve toplantı başlar. Eğer bu aşamada toplantı için gerekli olacak üye çoğunluğu sağlanamazsa, bu aşamada ikinci genel kurul toplantısı düzenlenmesine ilişkin karar alınır ve toplantıya dair tarih ve saat netleştirilir. İkinci toplantıya gerek olması durumunda bu toplantı ile birinci toplantı arasında 7 günden az ve 60 günden fazla zaman bulunamaz.
Birinci toplantının iptali ile düzenlenen ikinci toplantıda da eğer çoğunluk sağlanamazsa bu durumda genel kurul toplantısına yapılacak katılımın, yönetim kurulu ile deneti kurulu sayısının 2 katından daha az olmaması gerektiği yönünde tekrar toplanma kararı alınır. Genel kurul toplantısının ertelenmesi gündem konusu olduğunda ise normal tarihinden 6 ay içerisinde herhangi bir tarihte tekrar toplantı düzenlemesi yapılabilir. Kurul toplantısı için yine çağrı usulü uygulanmalıdır.
Genel Kurul Toplantı Görüşmesi
Dernek genel kurul toplantısında çağrı aşaması tamamlandıktan sonra toplantı aşamasına geçilir. İlk olarak genel kurula katılacak üyelerin isimlerinin bulunduğu liste hazır bekletilir. Hazırlanan bu liste yönetim kurulunda görevlendirilen kişiler tarafından incelenir. Üyelere ait bilgiler kontrol edilir her üye listede isminin karşılık geldiği yere, toplantıya katıldığını beyan eder şekilde imzasını atar. Bilgilerin doğrulanması aşamasında kimliğini göstermeyen ya da imza atmayan üyelerin toplantıya katılmalarına izin verilmez.
Toplantıya katılım için eterli olan çoğunluğun olup olmadığı, toplantı tutanağına işlenir. Katılımda daima üye çoğunluğu esastır. Eğer ki derneğin tüzüğünde değişiklik ya da fesih gibi kararlar alınacaksa bu durumda katılımda çoğunluğun 2/3 oranında olması şartı aranır.
Yönetim kurulunda açılışın yapılması ile bir başkan, bir başkan ekili ve bir yazman seçilir. Bu 3 üye divan kurulunu oluşturur. Divan başkanı, süre boyunca toplantının düzenli ve güvenli ilerlemesinden ve sonlanmasından sorumlu olur.
Genel kurul toplantısında eğer yönetim organları seçilecek ise bu durumda oy kullanacak olan üyelerin divan kuruluna kimliklerini göstermeleri istenir. Ardından ise kendilerine sunulacak olan listede onay verdiğini bildirir şekilde imzalarını atmaları istenir.
Genel kurulda, yayın organlarında dağıtılan kurul toplantı konularında yer alan bütün konular görüşülür. Görüşülen konular kurulda karara bağlanır. Toplantı sırasında eğer üyelerin 1/10’u bir konunun görüşülmesini talep ederse bu konuda yine görüşülerek karara bağlanır.
Genel kurulda yapılacak olan oylamalar gizli ya da açık şekilde olabilir. Yapılacak olan bu oylamada esas olan, eğer tüzükte aksi bir durum yoksa oy çokluğuna ulaşmaktır. Kurulda her üyenin sadece 1 oy hakkı bulunur. Bu hak üye tarafından vekalet yolu ile bir başkasına devredilemez. Her üye kendi oyunu kurul esnasında şahsi olarak kullanmak zorundadır.
Kurulda görüşülen her konu karara bağlandıktan sonra tutanağa geçilir. Hazırlanan bu tutanak divan başkanı tarafından incelenir ve imzalanır. Yazmanın da tutanağı imzalaması ile tutanağın yönetim kurulu başkanına teslimi gerçekleştirilir. Yönetim kurulu başkanı ise kendisine verilen bu tutanağı en geç 7 gün içerisinde yeni seçilen yönetime teslim etmek zorundadır.
Genel Kurul Toplantısı Sonuç Bildirgesi
Genel kurulda hazırlanan sonuç bildirgesi, toplantı tarihinden itibaren 30 gün içerisinde mülki idare amirliğine teslim edilir. Tercihe göre sonuç tutanağı DERBİS sistemi üzerinden ya da EK-3 formu aracılığı ile de elektronik ortamdan ulaştırılabilir.
Tutanağın teslimi sırasında dikkat edilecek olan ayrıntı, genel kurulda dernek tüzüğünde herhangi bir değişikliğin yapılıp yapılmadığıdır. Eğer toplantıda derneğin tüzüğünde herhangi bir değişiklik ya da fesih kararı alınmış ise, bu durumda tüzüğün eski ve yeni hali birlikte olacak şekilde yönetim kurulunda bulunan her bir salt üyeye imzalatılmalıdır. Her sayfasında yönetim kurulu üyelerinin imzalarının yer aldığı yeni tüzük, divan tutanağının bir örneği ile dernekler birimine teslim edilmelidir.
Genel kurul toplantısı sırasında eğer sandık kullanımı geçekleştiyse, bu duruda da sandığa ait olan sonuç bildirimlerinin de yine mülki idare amirliğine teslim edilecek olan evrakların arasında yer alması gerekir.
Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı
Olağanüstü dernek kurul toplantısı dernek içerisinde yer alan üyelerin 1/5’inin kararı ile ya da dernek yönetim kurulu veya denetim kurulunun kararı ile yapılabilir. Eğer ki yapılacak olan bu olağanüstü toplantıya genel kurul çağırılmazsa, bu durumda sulh ceza hakimliği bu 3 üyeyi görevlendirir ve genel kurulun toplanmasını sağlar.
Genel Kurul Toplantı Kararlarının İptali
Genel kurulda alınan kararların iptal edilmesi mümkündür. Toplantıya katılan her üye, alınan kararların tüzüğe aykırı olduğunu beyan ederek bu kararların iptalini isteyebilir. İptal kararını değerlendirmeye alınabilmesi için toplantıdan sonraki 30 gün içerisinde itirazın yapılması gerekir.
Toplantıya katılmayan üyelerin de sonradan yayınlanan toplantı kararlarına itiraz etme hakkı bulunur. Kararın alınma tarihinden itibaren 3 ay içerisinde mahkemeye başvuran üyeler, alınan toplantı kararlarının iptal edilmesini talep edebilirler.
Çözüm İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak, tüm idari süreçlerde sizlerin yanında yer almaktayız. Detaylı bilgi edinmek için, iletişim numaralarımız üzerinden bizlere ulaşabilirsiniz.
