5253 sayılı kanuna göre iç denetim sivil toplum kuruluşları içerisinde şeffaflığı ve aynı zamanda hesap verilebilirliği yükseltme amacıyla derneklerce zorunludur. Dernek iç denetim raporu yönetim kurulu, genel kurul yetkilileri ve denetim kurulu tarafından düzenlenmektedir. Fakat dernek isterse bu raporu dışarıdan anlaşma sağladığı farklı bir bağımsız denetim firmasıyla bile gerçekleştirebilmektedir.
Raporun düzenlenmesinde önemli olan tüzük kurallarına uygunluğu ve amaçlarının kanunlara göre uygunluğudur. Tutulacak olan defterin derneğin tüm faaliyetlerinin kanunlara uygunluğu denetlenmektedir. Her dernek yapısında yılda en az bir kere olacak şekilde bir iç denetim raporunun hazırlanması gerekiyor. Yazımızda aktaracağımız bilgiler içerisinde iç denetim nasıl yapılır ve dernek iç denetim raporu oluşturma konusunda bilgiler vereceğiz. Hatta denetim kurulu yetkilerinin bu kapsamda neler olduğunu açıklayacağız.
Dernek denetimi için özellikle yeni dernekler özelinde denetim kuruluna verilen yetkilerin artırıldığı bilinmektedir. Bununla birlikte iç işleri bakanlığı dış denetimi önemli ölçüde kontrol altına almak için iç denetime ağırlık vermektedir. İlgili bakanlığın konu özelinde örnek bir rapor paylaştığı görülmektedir.
Çözüm Dernek Danışmanlığı olarak, dernek bağımsız denetimi ve tüm bürokratik işlemlerde sizlerin yanında yer almaktayız. Alanında uzman personelimizle tüm işlemleri sizler adına kolaylaştırıp, sadece dernek amaçlarına odaklanmanızı sağlıyoruz.
Dernek İç Denetim Raporu Doldurulması
İçişleri bakanlığı örneğinde dernek iç denetim raporu oluşturma aşamasında bilgiler vermektedir. İçişleri bakanlığının örneğinde yer alan soruları dilerseniz denetim raporuna ekleyebilirsiniz. Hatta bu soruları yine istemeniz halinde artırmanız mümkündür. Fakat bilinmeli ki burada önemli konu kısım denetim raporu oluşturulması değildir. Dernekler kanununda yer alan hükümler ve esaslara bağlı denetimin doğru yapılmasıdır.
Önemli bir konu olmakla birlikte denetlendiğinde bulunan tüm usulsüzlüklerden dernek sorumlu tutulacaktır. Cezai bir yaptırıma maruz kalınmaması için önem verilmesi gerekmektedir. Dernek iç denetim raporunun yapılması esnasında aşağıdaki başlıklar girişte yer almalıdır.
- Derneğin adı
- Yerleşim yeri
- Kütüğü
- Yer adresi
- Denetimi kapsadığı dönem
- Bir önceki denetim tarihi
- Denetimi yapan kuruluşun adı
Yukarıda maddelediğimiz bilgiler girişte yer alırken alt kısımlarda denetimde incelenme yapılan farklı hususlara yer verilmektedir.
Genel kurul toplantısı denetimi: Zamanında genel kurulun yapılması gerekir. Hazirun listesinin düzenlenmesi esnasında katılma hakkı olanlar ve üyelere listede yer verilmelidir. 15 gün önceden çağrı yapılmalıdır. Genel olarak çağrının yapılmaması ve toplamda işleyişle ilgili detaylar denetlenmektedir.
Dernek Üyelik İşlemleri Denetlemesi: Konu olan üyelik başvuruları yazılı bir şekilde yapılmalı ayrıca üyelik başvuruları 30 gün süre içerisinde değerlendirilmelidir. Başvuru sonucunun başvuruyu yapan üyeye bildirilmesi gerekir. Bunun yanında üye olan kişilere ait bilgi 45 gün süre içerisinde il sivil toplum müdürlüğüne iletilmelidir.
Dernek Faaliyetlerinin Denetlenmesi: Derneğin tüzüğünde bulunan amaçları yerine getirmek için faaliyetlerde bulunup bulunmadığı. Faaliyette bulunanların anayasa çerçevesinde suç unsuru oluşturup oluşturmadığına bakılmaktadır.
Yurt Dışından Yardım Alma ve Faaliyetler: Dernek yurtdışından yardım alıyorsa, yardımın banka kanalıyla yapılması gerekmektedir. Yapılan tüm yardımların amaca yönelik olması ve kanun kapsamında uygunluğunun bulunması denetlenmektedir.
Dernek Defterlerinin Denetimi: Derneğe ait defterlerin genel olarak usulüne uygun şekilde tutulup tutulmadığı denetlenmektedir. Hatta karar defteri, evrak kayıt defteri, işletme defteri ve kayıt defteri denetlenmektedir. Fakat bilanço hesabına göre tutulan bir kayıt varsa burada yevmiye ve büyük defterin denetlemesi yapılacaktır.
Dernek Giderlerinin İncelenmesi: Derneğin gelir elde ettiği kaynakların amaca yönelik harcanılması gerekmektedir. Burada harcama belgelerinin kayıtları, bedelsiz olan malların dağıtımı hesap tabloları ile kontrolüyle denetimi yapılmaktadır.
Alındı Belgelerinin Denetlenmesi: Derneğin bastırdığı alındı belgeleri kanunda yer alan usule göre bastırılmalıdır. Bunun yanında ciltlenmesi, sayman aracılığıyla tutanağın teslim alınması, tüm gelirlerin alındı belgesinin düzenlenmesi gerekir. Hatta yetki belgeleri ve sürecin kontrol edilmesi denetime tabi olacaktır.
Dernek Lokalinin Denetlenmesi: Derneğin lokalinin izin belgesi ve yetkili müdürün tayini varsa müdür değişikliğinin dernekler birimine bildirimi. Hatta gerekli kimlik kartlarına ait kontrolle birlikte dışardan üye alınıp alınmadığı konusunda bilgiler. Yer alan tüm konularla ilgili bilgiler dernek iç denetim raporu maddeleri içerisinde yer alması gerekmektedir.
Dernek sandığının denetimi: Derneğin kullandığı bir sandık varsa sandığın yönetmenliğe uygun biçimde kurulması gerekmektedir. Özellikle sandık organlarının oluşturulması ve sandığa ait genel kuralların yapılması gerekir. Sandık için tutulan tüm defterlerde ayrıca iç denetime tabi olacaktır.
Beyanname Denetlemesi: Derneğin beyannameleri kanunlara uygun bir biçimde her yılın ilk 4 ayını aşmadan DERBIS sistemi üzerinden verilmelidir. Burada il dernekler müdürlüğüne kesin tesliminin yapılıp yapılmadığı denetlenmektedir.
Dernek projelerinin denetlenmesi: Projeler dernekler yönetmenliğinin 91. Maddede yer alan kuralları kapsamında yürütülen tüm projelerin uygunluğuna bakılmaktadır. Madde kapsamında esas olan usullere uygunluğunun belirlenmesi gerekmektedir.
Derneğe ait taşınmaz mallar: Derneğe ait taşınmaz varların yer alıp almadığı bilgisi ek-26 formu ile birlikte dernekler müdürlüğüne bildirilmelidir. Özellikle derneğin taşınmaz tüm mal varlığı amaca yönelik kullanılması incelenmektedir.
Dernek Yayınları: Derneğin yayın yapan organlarının sürekli yada aralıklı şekilde yayın yapması halinde sorumlu müdür atanmalıdır. Hatta burada ilgili kurum yönetmenliğe uyulup uyulmadığını denetlemektedir.
Dernek İktisadi İşletmesinin Denetlenmesi: Dernek ticari faaliyet yürütüyorsa bunun kurumlar vergisi usulüne göre yapılması önemlidir. Çalışanların sgk durumu ve burada usuller kapsamında denetleme yürütülmektedir.
Yardım Toplama İzni: Derneklerin yardım toplaması durumunda ilçe sınırları içinde yer alıyorsa kaymakamlıktan, farklı il bölgelerinden yardım alacaksa valilikten izin alması gerekmektedir. Özellikle yardım toplama izni alınmalı ve makbuz kesilmelidir. Derneğin ticari faaliyet yürüttüğü bu hesaplar ayrıca hesap kayıtlarına geçmelidir. Denetlenmesi buradaki yer alan bilgilerin şeffaf bir şekilde belirtilmesiyle olacaktır.
Dernekler Kanununa Ve Yönetmenliğine Uygunluk: Dernekler kanunu, dernekler yönetmenliği içerisinde yer alan bilgiler doğrultusunda faaliyetin anayasa uygunluğu denetlenmektedir.
Önceki Dönem Denetimi: Konu olan denetimden önce yapılan denetimlerde eksiklikler varsa bunların giderilip giderilmediğine yer verilmelidir.
Tenkit Ve Öneri Raporu: Son aşamada denetimi yapacak olan kurulun dikkat edeceği gereken hususlar hakkında bilgiler verilmelidir. Genellikle bunlar uyarı ve tavsiye niteliğinde belirtilmektedir.
Dernek İç Denetim Raporu
Derneklerin iç denetimi özellikle yönetim kurulu veya genel kurul tarafından yapılmaktadır. Fakat bağımsız kuruluşlar ile bile bu sürecin yapıldığı bilinmektedir. Burada önemli olan ‘’ sorumluluğun ‘’ tamamen denetim kurulunda yer alan üyelere ait olmasıdır. Bu nedenle yönetim kurulu ekibi içerisinde 3 asil ve 3 yedek üyeden oluşması uygundur.
Unutulmamalı ki yılda tek sefer en az bir dernek iç denetimi yapılmalıdır. Bunun zorunlu olduğu dernek tüzüğünde açıkça belirtilmektedir. Çünkü derneğin defterinde yada farklı bir zaman diliminde yapılacak tüm hataların bildirim yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sürenin geçmesi sizi cezadan kurtarılması mümkün olmayan bir duruma getirecektir.
Dernek Denetim Raporu Dikkat Edilmesi Gerekenler
Dernek denetim raporlarına hızlıca hazırlanması ve aradan çıkartılması gözüyle bakılmamalıdır. Çünkü raporun eksiksiz denetlendiğine ve denetlemenin denetim kuruluna verilmesi esastır. Türkiye’de 2021 yılı itibariyle derneklere verilen usulsüzlüklere ve cezalara ilişkin cezalara bulunuyor. Özellikle 1730 TL ile 545.000 TL civarında bir ceza uygulanmaktadır. Yer alan usulsüzlüğün boyutuna göre ceza artabileceği gibi cezanın tüm kurul üyelerine verilmesi mümkündür. Özellikle bu yüzden kesinlikle şansa bırakılmaması gereken bir durumdur. Yazımızın içeriğinde iç denetim raporunun nasıl doldurulacağı ve önemli konular hakkında bilgiler verdik. Rapor hazırlama sürecinde özellikle bu bilgilere önem verilmesi derneğin yararına olacaktır.
Çözüm İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak vakıf ve dernek kurmak isteyen STK yöneticilerinin yanında olduğumuz gibi, tüm yönetim süreçlerinde de destek vermekteyiz. Herhangi bir sürpriz ceza ile karşılaşmamak için, bizlerle iletişime geçebilirsiniz.
